POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES est une entreprise assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle est responsable d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle détient et de démontrer sa conformité aux obligations légales qui lui incombent.
La présente politique constitue le cadre informatif général encadrant la gouvernance des renseignements personnels chez JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES, en conformité avec ses obligations légales.
I. Objectifs
L’objectif de cette politique vise à :
a) établir les engagements qui guident les pratiques de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES dans sa gestion des renseignements personnels et démontrer le respect des obligations légales en matière de protection de srenseignements personnels;
b) définir les rôles et les responsabilités des membres du personnel de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES à l’égard des renseignements personnels et uniformiser les pratiques en la matière;
c) permettre aux membres du personnel de connaître et de comprendre les exigences légales et les principes de protection des renseignements personnels dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions;
II. Application
Cette politique s’applique à tous les dirigeants, administrateurs, membres du personnel, consultants, bénévoles ainsi qu’à toute personne qui fournit des services pour le compte de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES lorsqu’ils recueillent, utilisent, communiquent, conservent ou détruisent des renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions ou lorsqu’ils ont accès à des renseignements personnels de quelque
façon que ce soit. Elle s’applique à tous les renseignements personnels, quel que soit leur support, de leur collecte à leur destruction.
Elle vise tous les types de renseignements personnels recueillis par JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES, que ce soit les renseignements de ses employés, ses administrateurs, ses membres, les clients potentiels ou actuels, ses consultants ou toute autre personne.
III. Définitions
Employé
Tout employé à temps plein, temps partiel, permanent, temporaire et étudiant de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES.
Gestionnaire
Toute personne dans JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES qui supervise un ou des employés.
Loi
La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Chapitre P-39.1)
Renseignement personnel
Tout renseignement détenu par JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier.
Tiers
Toute personne physique ou morale, qui, sans être employé ou administrateur de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES, recueille, utilise, conserve, communique ou détruit des renseignements personnels au nom de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES ou qui assure autrement la gestion des renseignements personnels détenus par JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES.
Cela inclut également toute personne physique ou morale de qui JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES obtient des renseignements personnels ou à qui elle en communique, sans être autrement liée à JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES.
IV. Responsabilités
Les pratiques de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES en matière de protection des renseignements personnels reposent sur les engagements ci-dessous.
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES est responsable des renseignements personnels qu’elle détient, incluant ceux dont la collecte, l’utilisation, la conservation ou la destruction est assurée par un tiers. Elle met en œuvre des politiques et des pratiques qui démontrent cette responsabilité.
1. Détermination des fins de la collecte de renseignements
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES détermine les fins pour lesquelles elle recueille des renseignements avant de les recueillir.
2. Consentement
Au plus tard au moment de la collecte des renseignements, JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES informe adéquatement toute personne de la collecte de renseignements qui la concerne, de l’utilisation qu’elle en fera et à qui elle communiquera ses renseignements. Elle obtient le consentement de la personne avant d’utiliser ou de communiquer ses renseignements à d’autres fins, à moins que la loi l’autorise à faire autrement. Ce consentement peut être retiré en tout temps par la personne.
3. Limitation de la collecte
Au moment de la collecte, JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES recueille uniquement les renseignements personnels nécessaires à la réalisation des fins déterminées.
4. Limitation de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES limite l’utilisation et la communication des renseignements personnels aux seules fins auxquelles la personne concernée a été informée de la collecte ou à celles dont elle a consenti, à moins que la loi l’autorise à faire autrement. JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES conserve les renseignements seulement pour la durée nécessaire pour accomplir les fins déterminées, sous réserve des règles prévues à son calendrier de conservation, en fonction de ce qui est permis ou exigé par la loi. JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES a mis en place des procédures relatives à la gestion des renseignements personnels détenus par JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES. Ces procédures régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité des données et la gouvernance des données.
5. Exactitude
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES s’assure que les renseignements personnels qu’elle détient sont à jour, exacts et complets tant qu’ils sont utilisés.60, rue Renaud Brownsburg-Chatham (Québec) J8G 2E6, 450-562-2838
6. Mesures de sécurité
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique, conserve ou détruit et qui sont raisonnables, compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.
7. Transparence
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES rend accessibles ses politiques et ses procédures concernant sa gestion des renseignements personnels.
8. Droit d’accès et de rectification
Sous réserve de restrictions prévues par la Loi, JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES informe toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels qui la concerne, de l’utilisation qui en est faite et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers. Elle permet à toute personne de consulter ou d’obtenir
copie de ses renseignements personnels et de les faire rectifier, le cas échéant.
9. Plainte
JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES répond avec diligence à toute plainte concernant sa gestion des renseignements personnels qu’elle détient.
V. Gouvernance
10. Conseil d’administration
a. Nomme un responsable de la protection des renseignements personnels afin de veiller à la conformité de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES et de promouvoir des pratiques respectueuses du droit à la vie privée.
b. Détermine les orientations de JEAN-JACQUES CAMPEAU INC. ET SES FILIALES en matière de protection des renseignements personnels.
c. Adopte la présente politique.
11. Responsable de la protection des renseignements personnels
a. Responsable de l’élaboration des processus et des règles internes en matière de protection des renseignements personnels.
b. Collabore à l’élaboration et à la révision des règles de gouvernance spécifiques à la gestion de renseignements personnels.
c. Élabore et met en œuvre un programme de sensibilisation et de formation en
matière de protection des renseignements personnels.60, rue Renaud Brownsburg-Chatham (Québec) J8G 2E6, 450-562-2838
d.Réalise ou fait réaliser des évaluations sur le respect des règles de gouvernance et sur les risques liés à la protection des renseignements personnels
e. Recommande la mise en place de mesures correctrices.
f. Répond à toutes autres exigences spécifiées par la Loi.
12. Gestionnaires
Respectent la présente politique et les règles de protection des renseignements personnels dont ils sont responsables.
13. Direction générale
a. Responsable de la présente Politique.
b. Révise la Politique au besoin mais au minimum tous les trois (3) ans à compter de sa date d’adoption.
14. Entrée en vigueur
La présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le Conseil d’administration.